圖：設備採購、撥款及審計實務封面。
用回收基金買設備，須同時符合核准預算、採購程序及申領證明要求。申請時交過參考報價，並不代表已完成實際採購；批了資助，也不代表可以立即收到設備價款。落單前先確認報價、現金及記錄安排，才能把設備投資與資助申領接起來。
機器規格合適、供應商能交貨，只是採購工作的一部分。還要確定應邀請多少份報價、哪些決定須先取得書面批准，以及到貨後怎樣證明機器用於核准回收工作。這篇按採購及財務同事的工作次序整理，主要涵蓋 ESP 與 SP，並指出兩者不能混用的地方。
資料截點為 2026 年 10 月 9 日；文章整理日期為 2026 年 10 月 14 日。主要依據為 2026 年 1 月 ESP、SP 及公開招標指引，以及所提供的申領、審計和記錄管理文件。金額均為港幣；既有項目須依其適用指引、協議及書面通知執行。
一、買設備前先確定項目怎樣運作
採購清單應由核准活動推導出來。設備會處理哪種回收物、安裝在哪個場地、需要誰操作、回收物及產品會往哪裏去，都應與申請書及預算一致。供應商的最高產能，不能直接當作企業可達到的回收成果；物料供應、實際工序和下游接收安排亦須配合。
所提供的智慧城市聯盟回收車隊路線及稱重系統項目總結，記錄了安裝須取得場地同意、感應器固定、標籤讀取及稱重流程配合等實施問題。這是歷史項目的經驗，提醒準備採購的企業把設備放回實際工作流程評估；不能由此推算所有企業採用相同技術都可節省某個比例的成本。官方項目總結
若尚未確定走一般 ESP、SP 或 SUP，可先閱讀回收基金完整申請指南。企業資助、初創及搬遷租金的資格與累計上限不同，宜先選對方案，再安排採購。
二、參考報價與實際採購要分兩次檢查
圖：參考報價用來支持申請預算；實際採購仍須按總價遵守報價或招標程序。
SP 申請表的參考報價要求，對總價超過 5,000 元至 80 萬元的設備，一般要求至少一份；超過 80 萬元則至少五份。這是申請評審所需資料，不能理解為獲批後只憑那一份報價便可落單。SP 申請表及文件
實際採購時，須重新檢查總價所屬門檻、報價有效期、規格是否一致，以及有沒有需要先取得書面批准的情況。申請階段的預算獲接納，亦不表示不同型號、額外配件或較高費用已一併獲准。
可把核對分成兩個問題：申請時的報價是否足以支持預算評估；落單時的採購是否符合協議及程序。兩次檢查的目的不同，證明文件應一併保存，供申領及審計追查。
如打算在國際環保博覽接觸設備供應商，可先閱讀Eco Expo Asia 2026買家採購與資助準備。展會取得的規格及報價可作評估資料，正式落單仍須符合適用採購程序及項目開始日期。
三、報價門檻按採購總價計算
報價或招標門檻看每次採購或租用的總價，並非政府資助的一半。現行 ESP、SP 指引列出的主要門檻如下；一般物品、設備及服務亦須按適用範圍遵守。
| 每次採購或租用總價 | 主要程序要求 |
|---|---|
| 不超過 5,000 元 | 一般可豁免邀請兩份報價的要求，仍須有適當採購及付款記錄 |
| 超過 5,000 元至 50,000 元 | 至少邀請兩份書面報價 |
| 超過 50,000 元至 200,000 元 | 至少邀請三份書面報價 |
| 超過 200,000 元至 1,350,000 元 | 至少邀請五份書面報價 |
| 超過 1,350,000 元 | 公開招標 |
不同供應商應收到一致的要求，並比較符合要求的報價。原則上選擇最低價的合規方案；若擬採用其他供應商，須先取得指引要求的書面同意。不能在落單後才以售後服務較好等理由，假設原有程序已獲豁免。ESP 指引第 4.5 節；SP 指引第 11 節。
單一報價的額外批准門檻有分別
ESP、ISP 對總價超過 50 萬元而只收到單一報價或單一投標建議書的情況，有事先書面批准要求；SP 的相應門檻則為超過 15 萬元。這兩個數字各有適用範圍，不能把 SP 的 15 萬元寫成所有回收基金項目的統一門檻。
金額未達上述額外門檻，也不表示可以不理最低邀請家數、報價不足的解釋或其他批准要求。公開招標如只收到一份標書，亦須按公開招標指引，先取得秘書處批准才發訂單或簽約。ESP 指引第 4.5 節；ISP 指引採購規定；SP 指引第 11.1 節。
報價真確性與合併採購要一起處理
申請者應盡量直接向供應商索取報價。無可避免須經中間人取得時，中間人不能是其中一間報價供應商，亦不能與提供報價的供應商有利益往來；最終仍由申請者負責確保文件真確。
同一供應商三十日內的採購須按指引合併計算。設備、配件或相關服務的安排，不能透過刻意拆細訂單避開報價或招標要求。保存邀請、回覆、規格比較及甄選記錄，亦有助解釋為何選擇某個方案。
四、公開招標與二手設備怎樣安排
招標工作要預留審批時間
總價超過 135 萬元時，須按公開招標指引執行。招標文件應先訂明規格、評審準則、權重、合約及提交方式，並遵守利益衝突、保密及公平競爭要求。指引要求合理的招標期，並以不少於三星期作例示，企業應按項目情況及秘書處安排預留時間。
開標及評審須有適當人員和完整記錄。確認中標前，相關招標文件、評審報告、結果及選定理由須提交秘書處批准。收到供應商承諾可以即時供貨，亦不能代替這一步。公開招標指引 2026年1月
二手設備不能省略可比較的報價
評審二手設備預算時，須提供新機及二手機的參考報價，並交代製造年份、規格等資料，讓認可成本可按適用安排評估。正式採購二手設備時，則須有足夠可比較的二手設備報價；新機報價不能直接充當二手機採購所需的報價數目。
企業應把實際購買設備的型號、規格、年份、數量及交貨內容，與核准預算對照。若有變動，先確認是否需要改動申請，並取得所需書面批准。折舊或認可成本應按正式要求評估，不能自行套用未有來源的折舊率。
五、資助額與付款時間要分開安排
ESP 一般最高資助核准支出的 50%，企業須以現金配對。財務安排亦會影響何時有資金可用：選擇首期撥款的安排，首期最高為核准政府資助額的 30%，中期最高 45%，並有擔保、項目戶口及配對款項條件；不申領首期的安排，中期最高可至 75%，企業須先有資金推行項目。
SP 不設首期撥款，毋須開獨立項目戶口，一般在項目完成後一個月內提交申領。指引亦有完成至少一半項目期後的中期安排，款額受已完成部分的比例或核准資助額 75% 等條件限制；設備已付至少 50% 訂金並已部署使用，或採用合適信用狀安排時，另有相應申領條件。是否適用須逐項核實，不能只靠付了訂金便假設會獲發款。
因此，採購時間表應同時列出訂金、交貨、安裝、餘款及預計申領節點。若供應商要求的付款早於基金可申領時點，企業須先安排自己的現金。最後獲發款額仍須按合資格實際開支、核准預算、成果及審核處理。ESP 指引第 4.2 節；SP 指引第 9 節。
六、到貨後把設備與回收記錄連起來
圖：報價與批核、付款與交貨、回收物交收及報告審計，應能互相追查。
設備到貨後，須保留發票、收據、付款證明、交貨及安裝資料、技術規格和設備照片，並更新設備登記冊。SP 款項申報表亦要求按適用項目提供使用或存放地點、車輛登記、採購或招標文件，以及處理本地回收物及產品銷售等證明。SP 款項申報表
回收量的證據則要在申請前開始保存。適用的一般 ESP 項目，基線通常涵蓋申請月份之前不少於三個月，並按要求核實。完成後要證明成果，須把來源、投入、處理、庫存、殘餘物及下游交收連接起來；已加工但未售出、出口並到達下游買家的存貨，不能直接算作相關產出績效。
| 記錄 | 應能核對的內容 |
|---|---|
| 收集及來源 | 交貨者、日期、物料種類、重量及本地或進口來源 |
| 發貨及下游 | 買家或接收者、日期、數量及交收證明 |
| 每月運作總表 | 起始庫存、收集、處理、產出、殘餘物及期末庫存 |
| 薪金及採購 | 合約、工作及支薪證明；設備報價、付款、交貨和使用資料 |
官方良好記錄管理手冊提供商戶收集記錄、個人散客每日簡易記錄、發貨及每月總表等範本。企業原有單據如包含全部所需資料，可以使用；重點是資料完整及彼此一致。磅及量度設備亦須定期校準或檢查，並保留相關記錄。良好記錄管理手冊；數量審計注意事項。
七、報告前先核對預算與實際支出
進度及終期報告以項目開始日起的累計資料填寫，並逐項對照核准申請及獲批改動。設備名稱、數量、用途及金額，應與登記冊、開支明細和財務審計資料一致。超預算、未列入預算或採購程序不符的支出，須分開交代，不能自行當作認可費用。
適用的績效數量審核，須在項目完成後兩個月內進行，數量報告在完成後三個月內提交。財務審計亦有其報告和披露要求；SP、RRSP 等須按專用安排處理，不能把所有方案一律套用同一份核數文件清單。回收物數量目標要求；財務核數師注意事項 2026年2月。
項目期間如需更換設備、增刪預算或修改工作安排，應先按程序取得書面批准。相關帳簿及證明一般須保存至完成後至少七年。ESP 設備須按要求在完成後兩年內繼續用於指定回收用途，單位購買價達 10 萬元或以上設備的處置亦有事先通知及批准要求；ISP 設備所有權另有安排，應分別處理。
八、採購及申領常見問題
Q1：已有供應商報價還要再問其他公司嗎
須按實際採購總價及所屬方案核實所需邀請家數。申請時的參考報價不足以代替採購程序，報價有效期及規格亦須對照。
Q2：可以選最熟悉但較貴的供應商嗎
指引原則上要求最低價的合規報價。不採用最低合規方案，須有理據並先取得所需書面同意，熟悉供應商本身不構成自動豁免。
Q3：拆成幾張訂單能否減少報價要求
不能刻意分拆採購避開門檻。同一供應商三十日內的採購須按指引合併計算，相關訂單和付款記錄應一併保存。
Q4：設備交付後是否就達到成果要求
交付證明只能支持設備已到貨。回收成果仍須按核准目標及適用記錄、數量審核要求證明，尤其要交代物料流向及下游交收。
Q5：標準項目沒有首期是否完全不能中期申領
SP 不設首期，但有符合條件的中期及設備申領安排。須核對項目期、完成比例、實際支出及證明文件，不能把「沒有首期」理解成「沒有任何中期安排」。
Q6：申領時應一併核對哪些文件
按官方申報及記錄要求，應一併核對報價及甄選、書面批准、付款、交貨、設備照片、使用地點和相關回收物交收資料。
九、把申請 採購及財務同事的資料放在一起
在落單前，先讓負責申請、採購、現場及財務的同事使用同一份核准設備和預算清單，並確認各項書面批准與文件由誰保存。這是依上述要求整理的實務做法，有助在申領時把每項支出與核准用途對上。
方案資格可回到回收基金企業資助計劃詳情及完整申請指南核對。若希望進一步整理跨計劃的文件準備，可延伸閱讀政府資助申請的文件基本功；該文涉及其他計劃，其具體採購門檻不應直接套用到回收基金。
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資料來源及版本
本文只以所提供的官方指引、申領、審計及記錄文件作基金規則依據。歷史案例僅說明實施經驗；一般廉署採購建議、已填表樣本及舊工具不取代回收基金適用指引及協議。
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