BUD 最終報告為何會被扣減？拆解官方範例報告的「認受開支」計法

有一種情況，在 BUD 項目做到最後一步時特別常見：帳目沒有做假、發票齊全、核數師也出了報告，但計劃管理委員會最後決定的資助金額，就是比公司自己算出來的少了一截。

公司通常會問：「錢我真金白銀花了，發票也交了，為什麼不認？」

答案不在帳目，而在認受規則。BUD 的資助不是「實際開支 × 25%」這麼簡單的一條公式。從你花出去的每一筆錢，到最後計入終期撥款的金額，中間要經過至少五層過濾；任何一層過不了，那一段金額就會從認受開支裡被剔走，變成公司自己承擔。

生產力局其實把這件事寫得很清楚——只是寫在一份很少人會打開的文件裡：《獲批項目最終報告》官方範例報告（Template Version: January 2026）。這份範例用一間虛構的 XYZ 有限公司做示範，逐格填出六種「開支被自行承擔」的情境，等於官方親自示範了公司最常在哪裡失分。

這篇文章就從那份範例出發，把認受開支的計算次序拆開講。

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文章重點摘要

• 最終報告要在項目完成後兩個月內連同最終審計帳目一併提交（《申請指引》§6.1.3、§5.5.1(A)）。
• 報告第二部份要求你就每一個預算類別回答三條問題：是否完全按項目交付及明細執行、實際費用是否在預算的 ±20% 範圍內、有否提交改動申請。
• 官方範例明示：實際開支超過獲批預算 120% 的部分不可申報，只能報到 120% 為止。
• 類別百分比上限以項目實際總開支計算，而不是以該類別本身的開支計算——範例中買模具花了 $550,000，最後可認受的是 $512,400。
• 六種令開支變成「自行承擔」的官方情境：職位與獲批項目不符且未申請改動、未能提交強積金供款記錄、報價文件不足、未能提供內地增值稅發票、單項上限封頂、超出 120%。
• 第四部份的簽署聲明要求公司確認已遵照 §5.6、§5.7、§5.9 及附件七辦理採購與招聘——這是把合規責任明文寫回公司頭上的一段。

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一、先看清楚最終報告在問什麼

1.1 交報告的時點與方式

《BUD 專項基金（內地計劃）申請指引》（版本 11/2025）第 6.1.3 段規定：所有核准項目的獲資助企業，須透過計劃指定網站的電子申請系統向生產力局提交最終報告及最終審計帳目，報告涵蓋項目開展日期至完成日期或終止日期，在項目完成或終止後的兩個月內提交。報告須由項目統籌人或副項目統籌人提交，並獲申請企業的高級管理層批核。

官方範例報告的「重要提示 1」把同一句話再說一次，可見這是最常被錯過的一項。

1.2 報告第二部份的六欄結構

最終報告的核心是第二部份「項目執行情況」，按預算類別逐行填報六欄：

第 (VI) 欄不是一格自由發揮的空白。範例顯示，每一個類別都要回答三條固定問題：

1. 是否完全按項目交付及明細（即第 (II) 欄）執行？（是／否，選「否」要詳述）
2. 實際費用是否在預算的 ±20% 範圍內？（是／否，選「否」要說明原因）
3. 有否提交改動申請？（是／否，選「是」要詳述申請日期與批准結果）

換句話說，最終報告不是「交數」，而是逐格解釋差異。第 (III) 欄與第 (IV) 欄之間的每一個落差，都要有一段文字交代。

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二、從「實際開支」到「認受開支」的五層過濾

第一層：開支必須在項目期內產生，且項目已按獲批內容執行

《項目監管簡介會 — 獲批項目執行要點及提示》（October 2025）第 4 頁講得毫無轉圜餘地：項目資助協議一經簽署，項目開始日期將不容修改；項目內所有措施必須在項目開始日或之後進行，因此所有人員聘用合同、採購合同及費用必須在項目開始日或之後簽署及產生；項目開始日前已開展的措施及其相關已產生的開支，將不會獲得認受。

同一份文件第 18 頁補三句：未有執行全部或部份獲批措施，相關預算將被刪除；未有事先申請並獲批的項目改動（包括更改項目推行時間、項目交付等），相關預算將被刪除；未有按照資助協議要求的採購及招聘程序產生的項目開支，將不獲認受。

第二層：±20% 與 120% 這兩個數字

範例報告在每一個類別的第 (VI) 欄都問一句「實際費用在預算的 ±20% 範圍內」。這一句本身是報告要求，真正影響金額的是它的另一半——上限 120%。

官方範例的示範是這樣的：「其他直接開支」類別下的措施是「拍攝及製作 1 條產品宣傳片」，獲批預算 $20,000，實際開支 $25,000。企業在第 (IV) 欄填的不是 $25,000，而是 $24,000（＝$20,000 × 120%），並在第 (VI) 欄註明：「實際費用較預算高。由於拍攝及製作產品宣傳片的開支超過獲批預算的 120%，我司只申報 $24,000，其餘開支由我司自行承擔。」

也就是說，某個措施花超支了，最多只能報到獲批預算的 1.2 倍。超出的那 $1,000，公司自己吃下。

第三層：預算類別的百分比上限，以「項目實際總開支」計算

這是六個情境裡最反直覺、金額也通常最大的一個。

《申請指引》第 5.2.1(A) 段（詳列於附件六）為多個類別設了百分比上限，其中「購買或租用配合推行項目的專用及具特別功能的額外機器／設備（包括新產品的模具及電腦軟件）及相關的附帶開支」不可多於項目預算總開支的 70%。同段最後一句更關鍵：這些上限同時適用於已核准項目的實際項目支出；實際支出若超過上限，超出部分不會計算入中期撥款及終期撥款。

官方範例的算式是：企業就購買模具措施共涉及開支 $550,000；由於購買模具的資助上限為項目實際開支的 70%，故可認受的開支為 $512,400（＝項目實際開支總和 $732,000 × 70%）。

留意分母。不是 $550,000 × 70%，而是整個項目的實際總開支 $732,000 × 70%。項目其他部分花得愈少，這個 70% 的天花板就愈低。這代表一件事：某個類別花超了，補救辦法不是省下其他類別，因為省下其他類別會同時把這個類別的上限拉低。

附件六列明上限的類別（一般申請／內地計劃）包括：

第四層：單項封頂

範例報告示範了封頂的效果：「建立／優化公司網頁」措施，獲批預算 $100,000，實際開支 $130,000。企業在第 (VI) 欄寫：「實際開支較預算高。由於優化公司網頁的資助上限為 $100,000，我司只申報 $100,000，其餘開支由我司自行承擔。」

這一層跟第二層的 120% 不同：120% 是相對於該措施的獲批預算，而封頂是絕對金額。兩者同時適用，取較嚴者。

第五層：文件不齊，整筆剔除

前四層扣的是超出部分，第五層扣的是整筆。範例報告示範了四種情況：

四個情境的共通點是：錢確實花了，服務或貨品確實收到了，但支持文件的形式不符合要求，所以整筆開支不獲認受。這也解釋了為什麼審計署在檢視 BUD 時，關注的重點是文件而不是金額。

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三、文件要求：官方逐項列出的七類單據

《項目監管簡介會》第 12 頁列出企業在提交報告時，須就各項目措施涉及的採購程序一併提供的文件（但不限於）：

1. 按「預算類別中的總開支」（非措施單價）提供相應數量要求的供應商已簽署及蓋印的書面報價，報價內容須與獲批申請表內容相同；
2. 所有供應商簽署及蓋印的「同意遵守誠信條款和反圍標聲明」；
3. 雙方簽署及蓋印的採購合同；
4. 發票；
5. 付款證明及／或收據；
6. 符合當地法規要求的增值稅發票；
7. 項目完成證明。

第 12 頁還加了一句經常被忽略的限制：上述單據的抬頭必須寫明獲資助企業的公司名稱（或已獲核准並列明在計劃書內的合資格當地單位名稱）方獲受理，其他公司名稱的單據一律視作無效。用老闆個人名義、關聯公司名義或內地子公司（未列於計劃書內）名義開的單據，全部作廢。

第 13 頁再針對內地供應商補一條：即使企業並無中國內地單位，亦須提供可供認受識別的增值稅發票（增值稅專用發票或增值稅普通發票），作為內地合法及有效的交易證明。

招聘方面，第 15 頁列明須妥善存檔的六類文件：公開招聘廣告（職位名稱須與獲批申請表相同並包括刊登日期）、應徵人士履歷表、甄選記錄、僱員合約／勞動合同、每月支薪證明，以及符合當地勞工法的每月強積金／社保供款記錄。範例報告裡那筆 $189,000 之所以被剔除，正正是漏了最後一項。

📌 一個實務判斷：這七類文件裡，最容易在事後補不回來的是報價單與招聘廣告。發票和付款證明可以向供應商索取副本，但「當時有沒有邀請過三家供應商報價」「當時有沒有公開刊登過這個職位」是無法回溯製造的。所以文件工作要在採購和招聘發生的當下完成，不是等到報告期才整理。

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四、報告交上去之後

4.1 審核流程

《申請指引》第 6.1.4 段：生產力局會檢視項目進度及評估項目結果，將報告所述與資助協議所附獲批項目建議書中的推行計劃及成果作比較；企業須在生產力局及／或政府對報告內容提出疑問時，即時澄清及提供額外資料；生產力局亦可能進行實地審查。

第 6.1.5 段：所有進度和最終報告先提交跨部門委員會審閱，然後交由計劃管理委員會考慮及接納。

4.2 不獲接納的階梯

第 6.2.1 段：如報告不獲計劃管理委員會接納，企業應在接獲通知後一個月內重新提交。

第 6.2.2 段：如報告不獲接納兩次，企業可能不會獲准再次提交報告，撥款可能被縮減，企業亦可能需要把已發放的項目撥款經生產力局退回給政府。

4.3 終期撥款怎麼算出來

第 5.1.4 段：終期撥款以回撥方式發放，須在最終報告及最終審計帳目獲計劃管理委員會接納後，由委員會根據核准項目完成後的總認受開支作最終決定。如委員會決定的總認受資助金額少於已向企業發放的首期撥款，政府將要求企業退還剩餘的款額。

這一句對有申領首期撥款的公司特別重要。BUD 一般申請與電商易在申領首期的情況下，首期為政府核准撥款總數的 20%。如果最後認受開支被大幅剔減，令應得資助總額低於那 20%，公司不但收不到尾數，還要倒退錢。

4.4 退還餘款的限期

第 5.10 段：在協議失效或中止或項目完成時（以較早者為準），企業應在最終審計帳目獲計劃管理委員會批准後一個月內，經生產力局向政府退回餘款，並提供相關會計帳目。延遲退回，生產力局或政府可能採取法律行動，任何此等延遲記錄亦可能損害企業未來成功申請的機會。

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五、第四部份那段簽名，簽的是什麼

最終報告第四部份是一段聲明，由授權人簽署並蓋公司印。範例報告列出四項確認：

1. 本公司確認已遵照申請指引第 5.6 及 5.7 段所列的程序及指引採購項目的設備、貨品或服務（如適用）；
2. 本公司確認已遵照申請指引第 5.9 段及附件七所列的程序及指引聘任項目員工（如適用）；
3. 本公司確認已獲／將獲資助的任何開支項目，並沒有或將不會獲香港特區政府、或任何獲政府資助的法定組織或非政府機構、或其他市場的政府機構的計劃資助，或其他來自香港或其他地方的贊助和捐款；
4. 本公司確認在項目進行期間一直維持第 2.1 部份所述的符合資格條件。

這四句話把採購合規、招聘合規、不重複資助與持續資格，全部以簽名的方式明文押在公司身上。簽下去之後，再說「不知道有這條規定」已經沒有意義。

而《項目監管簡介會》第 6 頁提醒的另一件事，是這份簽名的跨項目效力：如企業有另一個已完成的 BUD 項目未能在限期前提交報告及審計帳目，或未就報告提交全部所需證明文件／澄清文件，新申請將不被接納；此等文件如未能在 14 個曆日或生產力局指定限期內補交，新申請將不獲處理並被視作撤回個案。

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六、常見問題（FAQ）

Q1：某個措施完全沒有做，會怎樣？

《項目監管簡介會》第 18 頁：未有執行全部或部份獲批項目的措施，相關預算將被刪除。刪除的是預算，不是只扣實際開支，所以整個項目的核准總開支會下調，連帶影響其他類別的百分比上限。

Q2：實際開支比預算低很多，會不會有問題？

低於預算不會被罰，但終期撥款是按實際總認受開支計算的，所以資助金額會相應減少。第 5.1.4 段寫明終期撥款由委員會根據完成後的總認受開支作最終決定。

Q3：我用了免費招聘平台，沒有招聘廣告費用，報告要怎麼填？

官方範例正好示範了這一種情況：在第 (VI) 欄註明「由於我司使用免費的招聘平台刊登招聘廣告，因此沒有衍生相關的費用」。沒有開支不等於沒有做——公開招聘的證明（廣告內容、刊登日期）仍然要保留。

Q4：中途改了職位或供應商，還來得及補救嗎？

要看有沒有在執行之前提交改動申請。範例報告示範了正確做法：企業於 2025 年 10 月向秘書處提交改動申請，把「於內地增聘 1 位產品工程師」改為「助理產品工程師」，同月獲批准，預算由 $46,200 下調至 $33,000——這筆開支就獲認受。相對地，未申請就自行更換職位的那一筆 $378,000，全數自行承擔。《項目監管簡介會》第 17 頁另補一句：生產力局有權要求就改動申請提供額外資料，一般情況下企業如在 14 個曆日內未有提交，該改動申請將不獲繼續處理並被拒。

Q5：帳簿要保存多久？

《申請指引》第 5.4.3 段：須在資助協議生效期間，以及項目完成或協議失效／終止後至少七年內保存完整的項目帳簿及記錄，包括收據、存根、單據、報價單、招標文件及其他相關文件。生產力局、政府及授權代表可隨時在合理通知下查閱、審計、核查及複印，政府並保留索回誤用金額連同相關利息收入的一切權利。

Q6：這些規則對「申請易」和「電商易」一樣嗎？

大致相同，但有幾項要注意的分別：「申請易」項目必須在 12 個月內完成、不設首期撥款、外聘核數費上限為 HK$5,000；「電商易」項目期為 24 個月、外聘核數費上限 HK$10,000、累計資助上限 HK$1,000,000。三軌的報告與審計條款則沿用同一套（見《申請指引》§5.5、§6.1）。

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資料來源（官方）

1. 香港生產力促進局／工業貿易署《發展品牌、升級轉型及拓展內銷市場的專項基金（內地計劃）申請指引》（版本 11/2025）
2. 香港生產力促進局《BUD 專項基金 — 獲批項目最終報告 範例報告》（Template Version: January 2026，一般申請）
3. 香港生產力促進局《項目監管簡介會 — 獲批項目執行要點及提示》（October 2025）
4. 《「BUD 專項基金 — 申請易」申請指引》（版本 11/2025）、《BUD 專項基金 — 電商易申請指引》（版本 11/2025）
5. 香港生產力促進局《資助企業核數師注意事項》（BUD Fund (ESP) Notes for Auditors，April 2019）

所有條款及金額以生產力局及政府不時公布的官方最新版本為準。

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延伸閱讀

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• BUD 核數要求：費用上限、揀核數師、遲交後果
• BUD 採購程序規則
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• 獲批後合規死線日曆 2026：七個政府資助計劃的報告與審計限期一覽
• 政府資助外聘核數費上限 2026
• 計劃詳情頁：BUD 專項基金（一般申請）

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下一步

最終報告的難處不在寫，而在逐格對數：每個類別的 ±20%、120%、百分比上限與單項封頂要一次過算清楚，還要把每一筆的報價、合同、發票、付款證明、增值稅發票對上號。這件事我們每個月都在做。

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免責聲明：本文根據上述官方文件整理，僅供參考，不構成法律、會計或稅務意見。個別項目的權利與義務，以獲資助企業與香港生產力促進局簽署的資助協議及其發出的指示為準。